プライバシーポリシー

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個人情報保護方針

心友会会長 堀 洋道

心友会は、「個人情報の保護に関する法律」、及びその他の関連法令等を遵守し、会員の個人情報取扱いについて、以下の方針のもと、取り組みを実施致します。会員におかれましても、「会員名簿」の適切な管理・取り扱いをお願いします。

1.定義

1.1 個人情報
心友会が、会則に定める目的のために取得し(自ら作成することを含む)した会員の個人に関する情報であって、それによって特定の個人を識別することができるものを個人情報と定義する。
1.2 法
個人情報の保護に関する法律とその関連法律及び政令を指す。
1.3 会員
心友会会則第3条及び第4条に定める会員を指す。

2.個人情報の利用目的、公表、目的外利用の禁止

2.1 心友会が取得し、保有する個人情報の利用目的は、以下の通りとする。
  1) 会員名簿の発行、配布
    会員名簿に収載する個人情報の項目は、現及び旧氏名、卒業大学、卒業年次、現住所、電話番号、所属機関・勤務先等名称及び役職名、電子メールアドレスとする。ただし、本人から申し出があった場合、現及び旧氏名、卒業大学、卒業年次以外の項目は掲載しないことがある。
  2) 会報等発行物の配布
  3) 会費・寄付金の収受管理
  4) 本会の各種事業の伝達
  5) 会員による各種組織の活動の支援
  6) 筑波大学心理学系の広報活動、寄付金募集の支援
2.2 2.1の4)、5)、6)のために利用または提供する個人情報は、会員名簿収載の項目に限る。
2.3 2.1に定める利用目的は、本会会員名簿によって公表する。2.1の利用目的を変更した場合は会報に通知することにより公表する。
2.4 2.1に定める目的以外の目的で取得または保有する個人情報を利用しない。ただし、あらかじめ本人の同意を得た場合及び法令の定めによる場合はこの限りではない。

3.個人情報の取得

3.1 心友会が取得し、保有する個人情報は、2.1に定める利用目的のために必要な範囲に限るものとする。
3.2 個人情報の取得は、次のいずれかの方法による。
  1) 本人の同意に基づく、心友会からの書面または電子媒体による取得
  2) 本人からの口頭、書面または電子媒体による取得
  3) 心友会が、その活動のために本人に対し付与または作成したことによる取得
3.3 3.2の方法により取得が不可能または著しく困難な場合は、個人情報管理責任者が適切と認める方法によるものとする。
3.4 個人情報を取得しようとする場合に、偽りその他不正な手段は用いない。

4.個人情報管理責任者

4.1 心友会は、以下に定める個人情報管理責任者を定め、個人情報の取得、利用、提供及び維持のための管理を確実に遂行する。
4.2 心友会に個人情報総括管理責任者を置き、心友会会長がその任にあたる。
4.3 心友会事務局に事務局管理責任者を置き、心友会副会長がその任にあたる。心友会事務局管理責任者は、事務局における個人情報の取得、利用、提供及び維持のための管理を統括する。

5.個人情報の維持管理

5.1 本会は、個人情報の取得、利用及び提供を適切に管理するとともに、保有する個人情報の紛失、漏洩、不正使用及び改ざんを防止し、また、その正確さの維持に努める。
5.2 心友会事務局管理責任者は、個人情報データベース運用管理に関し、通信の暗号化、外部からの不正アクセス遮断等の最善のセキュリティ対策を実施し、更に教職員・アルバイト等の雇用形態を問わず、会員の個人情報管理を徹底させ、法令遵守意識の徹底および物理的対策を講じることにより、情報の不正流用、改ざん、外部への漏洩のないよう処置を講じる。

6.個人情報の提供

6.1 心友会が保有する個人情報の提供は、本会内外を問わず、2.1に定める利用目的の範囲に限るものとする。
6.2 6.1の規定に関わらず、次の何れかに該当する場合は、心友会が保有する個人情報を本会内外を問わず必要な範囲において、提供できるものとする。
  1) あらかじめ本人の同意を得た場合
  2) 個人の生命、身体の安全又は財産の保護のため、緊急かつやむを得ないと認められるとき
  3) 法令の定めによるとき
  4) その他、個人情報総括管理責任者が必要と認めたとき

7.個人情報提供の管理

7.1 個人情報管理責任者は、責任範囲において個人情報の提供を適切に管理する。
7.2 心友会事務局が保有する個人情報を会員による各種組織に提供する場合において、心友会事務局管理責任者は、次の事項について確認できない場合は、その提供を行わない。
  1) 個人情報の提供を受ける会員による各種組織が、提供された個人情報の管理責任を明確にしていること。
  2) 提供される個人情報の利用が、心友会会則第2条に掲げる目的の範囲内であること。
  3) 個人情報の提供を受ける会員による各種組織が、当該個人情報によって特定される本人から当該個人情報の訂正、利用の停止の要求があった場合、正当な理由がない限り、それに応じる責任を明確にしていること。
  4) 7.2-3)で、本人からの当該個人情報の訂正、利用の停止の要求があった場合、要求を受けた会員による各種組織は、速やかにその事実及びとられた処置を事務局管理責任者に報告することとしていること。

8.個人情報取扱の外部委託

8.1 心友会が会員名簿発行、会報の印刷・発送等のために個人情報の取り扱いを外部委託業者に委託する場合は以下に従うものとする。
  1) 個人情報の管理が可能な適切な委託業者を選定する。
  2) 提供する個人情報は、委託する業務遂行のために必要な最小限のものに限定する。
  3) 委託先での個人情報の管理に関し、下記事項を含む契約を取り交わす。
   ① 委託された個人情報の機密保持及び保護
   ② 再委託の制限または条件
   ③ 委託された個人情報のコピーの制限
   ④ 委託された個人情報の漏洩等の事故発生時の処置
   ⑤ 委託業務終了時の個人情報の消去及び/又は個人情報を含む媒体の返却
   ⑥ ①に関わる事故時の処置
   ⑦ 違反時の処置

9.保有する個人情報の開示

9.1 心友会は、保有する個人情報について、個人情報によって特定される当該本人から保有する個人情報について開示を求められた場合は、開示を求めてきた者が当該個人情報によって特定される本人であることを合理的かつ適切な方法で確認したあとに、合理的と認められる範囲内で個人情報を開示する。
9.2 9.1による開示を求める申し出先は、心友会事務局管理責任者とする。

10.個人情報の訂正、利用の停止

10.1 心友会は、保有する個人情報について、当該個人情報によって特定される本人から、データの訂正、削除または利用の停止を求められた場合は、訂正等を求めてきた会員が当該個人情報に該当する本人であることを合理的かつ適切な方法で確認した後に、合理的と認められる範囲内で停滞なく処置を行う。
10.2 10.1の規定は、7-7.1-3)での個人情報の訂正、利用の停止の場合にも適用する。

11.関係者の苦情等の申し立て、処理

11.1 心友会は、保有する個人情報及びその取り扱いについて、当該個人情報によって特定される本人から苦情を受けた場合、状況に応じて迅速かつ適切に対応を行う。
11.2 11.1に定める苦情の申し出先は、事務局管理責任者とする。
11.3 11.2に定める苦情を受け付けた場合、その内容と処置について、心友会事務局管理責任者は個人情報総括管理責任者に報告する。

12.個人情報に関する問い合わせは、心友会事務局が受け付ける。

  〒305-8572 茨城県つくば市天王台1-1-1 筑波大学心理学系内 心友会事務局
   電話:029-853-4597 FAX:029-853-6713 

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